Vacancy title:
Assistant(e)Des Certifications

[Type: FULL_TIME, Industry: Nonprofit, and NGO, Category: Admin & Office]

Jobs at:
Institut Français du Rwanda

Deadline of this Job:
Sunday, September 28 2025

Duty Station:
Kigali | Rwanda

Summary
Date Posted: Friday, August 29 2025, Base Salary: Not Disclosed

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JOB DETAILS:

L’institut français du Rwanda (Centre Culturel Francophone du Rwanda) recherche un (e) assistant(e) pour travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’Institut français.

Objectif principal du poste : 

L’assistant.e des certifications est en charge du bon déroulement des examens, sous la supervision du Responsable des examens et en collaboration avec le/la chargé.e. d’accueil. L’assistant.e des certifications devra gérer les inscriptions, la mise en place et l’exécution des examens. Il/elle assure également la gestion des plateformes en ligne AEC et GAEL, TEO et le portail de gestion du TEF.

Description du poste :

• Service : Centre de langues et des examens
• Cadre d’emploi : Niveau 4 – Assistant certifications
• Temps de travail : 40 heures/semaines + heures supplémentaires
• Rémunération : 834.846 RwF brut par mois + 30.000 RwF de prime de transport
• Nombre de jours de congés : 21 jours/an + heures supplémentaires récupérées
• Avantages : assurance maladie RAMA et RSSB (cotisations sociales), autres avantages communiqués pendant l’entretien
• Type de contrat : CDD d’un an renouvelable une fois et possibilité de CDI par la suite

Compétences recherchées :

• Diplôme de licence en comptabilité, gestion, commerce, administration ou dans tout autre domaine correspondant.
• Langues : français niveau C1 minimum (capacités orale et écrite complètes - obligatoire), anglais niveau B2 minimum, kinyarwanda (souhaité)
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Bonne maitrise du pack office
• Aisance avec les nouvelles technologies
• Une première expérience dans un poste similaire est un atout
• Permis de conduire catégorie B (obligatoire)

Qualités personnelles :

• Capacité d’adaptation
• Flexibilité
• Réactivité
• Rigueur et autonomie
• Capacité à travailler en équipe
• Bonnes capacités d’analyse et de synthèse
• Sens de l’organisation
• Être doté d’un bon relationnel

Activités et taches relatives au poste : 

Contrôle et validation des inscriptions : 

• Assurer une communication précise aux écoles sur les modalités du DELF PRIM et JUNIOR relative à l’agrément de nouvelles écoles, les inscriptions et les paiements.
• Valider les inscriptions sur les plateformes suivantes : GAEL, TEO et le portail de gestion du TEF en fonction des dates de fin d’inscriptions des sessions d’examens.
• Recueillir les bordereaux de paiement des écoles, les valider sur la plateforme Arc en Ciel et les transmettre au secrétariat général.
• Tenir à jour les données des inscrits sur le logiciel Arc en Ciel et FLED/FLAD, en collaboration avec le/la chargé.e d’accueil.
• Assurer un suivi régulier des recettes en lien avec les responsables des examens et le/la secrétaire général(e).

Participer à la gestion et l’organisation des examens

• Participer à l’établissement du calendrier des examens 

• • Participer à la gestion logistique et administrative à l’organisation des examens (DELF/DALF, DELF JUNIOR et PRIM, TCF, et TEF) : suivi des frais de dossier, des dépenses, vérifications des paiements. Assurer de leurs bons déroulements.

• Gestion des plateformes et des logiciels : veiller, en liaison avec le/la chargé(é) d’accueil, et sous la supervision du responsable des examens à l’intégration des données sur (AEC et GAEL, FLED/FLAD, TEO et TEO+ et le portail de gestion du TEF.) et à la cohérence des informations entre ces différents outils.

• Etablir des bilans des examens et les transmettre au responsable des examens

Participer au suivi pédagogique de l’équipe d’examinateur

• Participer à la supervision de l’équipe pédagogique : organisation et gestion des réunions pédagogiques des examinateurs, et planification de leur travail en liaison avec le/la responsable des examens et le/la chargé de mission pédagogique
• Participer à l’organisation des formations d’habilitation à la passation des examens (DELF/DALF, TEF et TCF) en liaison avec le chargé de mission pédagogique
  
   

Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité et de la politique marketing du centre de langue et des examens

• • Contribuer au renforcement des partenariats avec les écoles privées internationales et assurer le développement des examens DELF PRIM/JUNIOR dans ces établissements.
  • Proposer et mettre en place des outils de gestion pour consolider l’organisation des examens.
  • Dans le cadre de ses fonctions, l’assistant des certifications, sous la supervision du responsable d’examens il/elle peut être amené.e à être l’interlocuteur de FEI et le Français des affaires (CCI Paris), des examinateurs de l’IFR dont il/elle assurera la formation continue. 

• Enfin, il/elle participera à l’organisation des évènements liés à la Francophonie et Campus France.

Positionnement du poste (rattachement hiérarchique) :

Supérieurs directs : Responsable des examens, Chargé(e) de mission pédagogique, Secrétaire général(e), Attaché(e) de coopération et d’action culturelle, Directeur/trice de l’Institut français du Rwanda, Conseiller/ère de coopération et d’action culturelle.

Réseau relationnel : 

Compositions de l’équipe : 

• Administratif : directeur/trice, directeur/trice délégué.e secrétaire général(e), agent comptable régional, assistant(e) comptable, agent polyvalent, chargé d’accueil du CCF
• Centre de langue : attaché(e) de coopération pour le français, chargé(e) de mission pédagogique, enseignants prestataires
• Médiathèque : responsable médiathèque, assistant(e) médiathèque
• Culturel : chargé(e) de mission programmation culturelle et communication. 

Candidature et contact :

Recherche de candidats habitant déjà au Rwanda.

Work Hours: 8

Experience in Months: 24

Level of Education: bachelor degree

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